Inleiding en toepassingsgebied
Dit privacybeleid beschrijft hoe Qalkuta (‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart, doorgeeft en beschermt wanneer u de website qalkuta.com bezoekt, zich registreert als deelnemer, deelneemt aan een wedstrijd, een dienst afneemt of op welke manier dan ook met onze organisatie communiceert — online of persoonlijk. Qalkuta is gevestigd in Amsterdam, Nederland, en werkt volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en alle geldende Nederlandse en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming.
Door onze website te gebruiken of deel te nemen aan een wedstrijdprogramma van Qalkuta, bevestigt u dat u de praktijken die in dit document worden beschreven, hebt gelezen en aanvaardt.
Persoonsgegevens die wij verzamelen
Wij verzamelen persoonsgegevens op twee manieren: rechtstreeks van u en automatisch tijdens uw gebruik van ons platform. Gegevens die u rechtstreeks verstrekt, omvatten uw volledige naam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, gebruikersnamen en ID’s van game-accounts, betalingsgegevens, lidmaatschapsniveau, registratiegeschiedenis voor evenementen, wedstrijdresultaten en alle berichten die via onze contactformulieren of wedstrijdondersteuningskanalen zijn verzonden. Gegevens die automatisch worden verzameld, omvatten uw IP-adres, browsertype, apparaat-ID’s, bezochte pagina’s, sessieduur en verwijzingsbronnen, verzameld met behulp van standaard webanalysetechnologieën op ons platform.
Wedstrijdresultaten en openbare ranglijsten
Qalkuta onderhoudt een systeem voor het bijhouden van wedstrijdresultaten, dat de gebruikersnamen van deelnemers, hun positie in de competitie, de eindstanden van het seizoen en de wedstrijdresultaten weergeeft op openbaar toegankelijke ranglijstpagina’s. Door u als deelnemer aan een competitie te registreren, stemt u ermee in dat de door u gekozen weergavenaam en wedstrijdresultaten worden weergegeven in openbare ranglijsten en wedstrijdarchieven. Volledige persoonlijke gegevens, waaronder uw echte naam, e-mailadres en contactgegevens, worden onder geen enkele omstandigheid openbaar weergegeven.
Deelnemers die een pseudoniem willen gebruiken in plaats van hun echte naam in openbare ranglijsten, kunnen hun weergavenaam op elk moment aanpassen via het instellingenportaal van hun account.
Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken
Uw gegevens worden gebruikt voor het verwerken van lidmaatschapsregistraties en aanmeldingen voor evenementen, het beheren van uw wedstrijdresultaten en voortgang in de ranglijst, het coördineren van de logistiek van evenementen en het beheren van toernooischema’s, het verwerken van betalingen en het opstellen van facturen, het versturen van bevestigingen van deelname aan evenementen, updates van het schema en berichten over resultaten, het beantwoorden van alle vragen aan de klantenservice en algemene vragen, het versturen van marketingberichten naar deelnemers die hier uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven, en voor het genereren van statistische gegevens die de werking van het Qalkuta-wedstrijdanalysesysteem ondersteunen. Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde profilering met juridische gevolgen zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
Rechtsgronden voor de verwerking
Qalkuta verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden, zoals erkend door de AVG. Contractuele noodzaak omvat het beheer van het lidmaatschap, de afhandeling van inschrijvingen voor wedstrijden en de verwerking van betalingen. Gerechtvaardigd belang omvat het bijhouden van wedstrijdgegevens, de beveiliging van het platform, het voorkomen van fraude en de coördinatie van de productie van uitzendingen. Wettelijke verplichting omvat het bijhouden van financiële administratie in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving. Uitdrukkelijke toestemming omvat marketingberichten, niet-verplichte cookies en de verwerking van ouderlijke toestemming voor het jeugdprogramma — al deze toestemmingen kunnen op elk moment worden ingetrokken zonder dat dit invloed heeft op andere aspecten van het lidmaatschap of de deelname aan wedstrijden.
Gegevens van het jeugdprogramma en toestemming van ouders
Het jeugdwedstrijdprogramma van Qalkuta is bedoeld voor spelers van 13 tot 17 jaar en vereist de bevestigde toestemming van ouders of voogden voordat een minderjarige zich kan registreren, aan evenementen kan deelnemen of de organisatie toestemming kan geven om zijn of haar persoonsgegevens te verwerken. Ouderlijke toestemmingsformulieren worden bij de registratie verzameld en bewaard gedurende de gehele periode dat de minderjarige aan het programma deelneemt, plus drie jaar. De gegevens van deelnemers aan het jeugdprogramma worden bewaard met verscherpte toegangscontrole, worden nooit opgenomen in openbaar toegankelijke wedstrijdverslagen zonder specifieke toestemming van de ouders voor elk type gegevens, en worden gecontroleerd op verwijdering zodra de deelnemer 18 jaar wordt of het programma verlaat.
Uitzendingen en media — verslaggeving van wedstrijden
Qalkuta zendt wedstrijden uit op Twitch en YouTube en maakt videocontent met gameplay van deelnemers, interviews en analyses na de wedstrijden. Door deel te nemen aan Qalkuta-toernooien die op onze locatie worden gehouden of in formats die zijn aangemerkt als uitgezonden evenementen, bevestigt u dat uw gameplay, gamernamen en toernooiresultaten kunnen verschijnen in live-uitzendingen en opgenomen content. Deelnemers die niet willen verschijnen in gepubliceerde videocontent buiten de uitzending van de competitie, moeten het organisatieteam hiervan op de hoogte stellen vóór het einde van de registratie voor het betreffende evenement. Verzoeken om bestaande uitzendcontent te verwijderen worden op individuele basis behandeld via hello@qalkuta.com.
Cookies en trackingtechnologieën
Qalkuta.com maakt gebruik van noodzakelijke cookies voor accountverificatie, de functionaliteit van evenementregistratie en sessiebeheer, evenals aanvullende analytische cookies die ons helpen te begrijpen hoe gebruikers het platform gebruiken. De interface voor toestemming voor het gebruik van cookies wordt weergegeven tijdens uw eerste bezoek, waarbij u volledige controle heeft over de categorieën van niet-verplichte cookies. De instellingen worden opgeslagen en meegenomen bij alle volgende bezoeken en kunnen op elk moment worden bijgewerkt via de instellingenlink in de voettekst van de website. We gebruiken geen advertentiecookies, retargetingpixels of externe trackingtechnologieën van sociale media op ons platform.
Betalingsbeveiliging
Alle betalingen die via qalkuta.com worden verwerkt, worden uitgevoerd door gecertificeerde externe betalingsproviders die volledig voldoen aan de PCI DSS-beveiligingsnormen. Qalkuta slaat nooit volledige kaartnummers, CVV-codes of bankrekeninggegevens op zijn servers op. Betalingsgegevens worden via SSL-versleuteling verzonden en uitsluitend verwerkt binnen de beveiligde infrastructuur van onze betalingspartners, die contractueel verboden zijn uw financiële gegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan het verwerken van Qalkuta-transacties.
Doorgifte van gegevens aan derden
Qalkuta verkoopt, verhuurt of geeft geen persoonlijke gegevens door aan derden voor commerciële doeleinden. Een beperkte hoeveelheid gegevens wordt doorgegeven aan dienstverleners die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de organisatie, waaronder ons toernooibeheerplatform, de betalingsverwerker, de e-maildienst, leveranciers van streaminginfrastructuur en de websitehostingdienst. Alle dienstverleners zijn verplicht zich te houden aan gegevensverwerkingsovereenkomsten die volledige naleving van de AVG vereisen, en het is hen verboden uw gegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van hun specifieke operationele taken ter ondersteuning van de diensten van Qalkuta.
Gegevensbewaring
Gegevens over actief lidmaatschap en wedstrijdresultaten worden bewaard gedurende de looptijd van uw lidmaatschap en zeven jaar daarna, om te voldoen aan de Nederlandse vereisten voor financiële administratie en om de integriteit van het Qalkuta-wedstrijdarchief te waarborgen. Gegevens over jeugdprogramma’s worden gecontroleerd op verwijdering wanneer deelnemers 18 jaar worden, tenzij er specifieke toestemming is gegeven voor verdere opslag. Registraties van toestemming voor marketingberichten worden bewaard gedurende de geldigheidsduur van de toestemming plus drie jaar. Analytische gegevens worden na 26 maanden geanonimiseerd. Alle gegevens waarop geen bewaarplicht van toepassing is, worden veilig verwijderd volgens een jaarlijks schema.
Uw rechten volgens de AVG
Als betrokkene volgens de AVG hebt u het recht om toegang te krijgen tot een volledige kopie van de persoonsgegevens die Qalkuta over u bewaart, onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren, verwijdering te eisen, indien er geen wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, beperking van de verwerking te eisen tijdens een geschil, uw toestemming voor marketingberichten op elk moment in te trekken en uw gegevens in een overdraagbaar, machinaal leesbaar formaat te ontvangen. Alle verzoeken moeten worden gericht aan privacy@qalkuta.com, en u ontvangt binnen 30 kalenderdagen een inhoudelijk antwoord, zoals vereist door de geldende wetgeving.
Beveiligingsmaatregelen
Qalkuta implementeert betrouwbare technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, verlies, wijziging en misbruik — waaronder HTTPS-versleuteling op het hele platform, op rollen gebaseerde toegangscontrole die de toegang tot gegevens beperkt tot geautoriseerde medewerkers, versleutelde opslag van vertrouwelijke persoonlijke en financiële gegevens, regelmatige beveiligingsaudits van onze systemen en alle integraties met externe diensten, evenals training van het personeel over de verantwoordelijkheden onder de AVG en best practices voor gegevensbescherming. Gebruikers die vermoeden dat er ongeoorloofde toegang tot hun Qalkuta-account heeft plaatsgevonden, wordt aangeraden onmiddellijk contact met ons op te nemen via security@qalkuta.com.
Wijzigingen in dit privacybeleid
Qalkuta behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid op elk moment bij te werken om wijzigingen in onze diensten, gegevensverwerkingspraktijken, wettelijke verplichtingen of de leveranciers waarmee we samenwerken weer te geven. In geval van wezenlijke wijzigingen ontvangen geregistreerde gebruikers ten minste 14 dagen voordat het bijgewerkte beleid van kracht wordt een e-mailbericht, en zal er gedurende de gehele kennisgevingsperiode een opvallende mededeling op de startpagina van de website worden geplaatst. Als u qalkuta.com blijft gebruiken of deelneemt aan een wedstrijd van Qalkuta nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, betekent dit dat u het bijgewerkte beleid volledig accepteert. De datum van de laatste herziening staat altijd bovenaan dit document vermeld.
Neem contact op met ons privacyteam
Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door Qalkuta kunt u contact opnemen met ons privacyteam via privacy@qalkuta.com of schriftelijk op het adres Qalkuta Esports, Overtoom 220, 1054 HV Amsterdam, Nederland. Wij verbinden ons ertoe om alle verzoeken met betrekking tot privacy te beantwoorden binnen de termijnen die door de geldende wetgeving worden voorgeschreven, en alle zorgen over uw gegevens met volledige transparantie, oprechte zorg en respect voor uw rechten als betrokkene te behandelen, in overeenstemming met de Europese wetgeving.